База знаний

• Пользовательский интерфейс состоит из системного меню в левой части экрана.
• Выбор пункта системного меню открывает соответствующую функциональную подсистему.
• Состав пунктов системного меню определяется правами доступа пользователя.

• Экранная форма текущих задач пользователя представляет собой оперативную сводку по работе пользователя в системе.
• В текущих задачах отображаются объекты системы различных этапов бизнес-процессов, за выполнение которых отвечает пользователь.
• ВАЖНО: из текущих задач пользователь может перейти непосредственно к тем объектам системы, которые требуют его участия. Тем самым пользователю не приходится держать в голове с какими объектами системы ему необходимо работать.

• Статус системы – это оперативная сводка о состояния ключевых объектов системы и интенсивности работы пользователей в системе в целом.
• К таким показателям состояния системы относятся: число подключенных в текущий момент пользователей, количество запросов на ввод/редактирование позиций классификаторов, количество, количество заявок, закупочных процедур, спецификаций в том или ином статусе и др.
• Из экранной формы статуса системы можно перейти к списку соответствующих объектов для детального анализа.

• При возникновении в системе определенных событий об этом уведомляются пользователи, отвечающие за соответствующий бизнес-процесс или участвующие в нем.
• К событиям системы относятся, например, обработка запросов пользователей на ввод позиций в классификаторы, изменение статуса заявок, спецификаций, ордеров на оплату и т.д.
• Т.о. системные сообщения являются определенным напоминанием пользователю о том, что можно переходить к следующему этапу бизнес-процесса.
• Помимо отправки сообщений внутри системы их можно дублировать на адрес электронной почты пользователя.

К объектам ведения НСИ относятся классификаторы различного уровня:

• Иерархическое представление классификатора отображает структуру классификационных группировок и позиций классификатора в виде дерева.
• Навигация и поиск нужных позиций осуществляется последовательным открытием вложенных групп.

• Линейное представление отображает позиции классификатора списком, без учета положения в иерархии.
• При таком отображении список можно сортировать по любым атрибутам и направлениям.
• Список можно ограничивать путем задания критериев отбора позиций.

• При навигации по классификатору (в иерархическом или линейном представлении) с правой стороны отображаются атрибуты текущей (выбранной) позиции.
• Атрибуты позиции могут иметь произвольный (числовой, строковый, текстовый, логический) тип.
• Атрибутами позиции могут быть значения атрибутов связанных классификаторов (атрибуты по ссылке).
• Основными атрибутами классификаторов являются: идентификационный код (неизменный), классификационный код (условно-постоянный, отражающий положение позиции в иерархии), наименование (краткое, полное).

• Кроме прямых атрибутов, присутствующих у каждой позиции классификатора, отдельным позициям можно присваивать значения дополнительных атрибутов (дополнительные свойства).
• Дополнительные свойства используются для указания особых отличительных признаков позиций, которые не используются как классификационные признаки.

• Присвоение дополнительных свойств позиции осуществляется путем выбора свойства из классификатора дополнительных свойств и присвоения соответственного значения этому свойству.
• Классификатор свойств – это классификатор, по сути аналогичный классификатору ККТ, т.е. имеет те же функциональные возможности по отображению, навигации и т.д.

• Кроме «общепринятых» типов данных свойств позиций существует возможность присваивать позициям значений свойств типа «файл», т.е. при просмотре этого свойства на экран будет выведено содержание присоединенного файла (изображения, текстового документа, видео-клипа и т.д.).

• Примером «атрибута по ссылке» является связь позиции классификатора ККТ с ТНВЭД. В позиции ККТ физически хранится ссылка на классификатор ТНВЭД, а качестве связанного значения отображается код и/или наименование связанной позиции из ТНВЭД.

• Объекты классификатора могут быть составными (комплектными).
• В качестве примера приведена позиция ККТ «Установка буровая», которая состоит из 3-х элементов, каждый из которых является позицией того же ККТ.
• Составляющие комплекта в свою очередь так же могут быть комплектными.

• В классификаторе ККТ реализовано несколько возможностей для поиска нужных позиций. Самым простым является поиск (фильтрация) позиций по значению одного выбранного поля.
• В качестве примера приведен поиск по атрибуту «Наименование» (на слайде показан поиск позиций, содержащих в наименовании слово «Долото»).
• Поиск можно ограничивать результатом предыдущего поиска (поиск в найденном).
• Из списка выборки возможен переход к нужному объекту в иерархии.

• Другим способом поиска позиций является поиск по значениям нескольких атрибутов позиции.

• Кроме поиска по прямым атрибутам позиции ККТ можно осуществлять поиск позиций по дополнительным свойствам. При этом в качестве критерия поиска указываются дополнительные свойства, которые назначены позициям, и значения этих свойств.
• На слайде приведен пример поиска позиций ККТ, которым присвоено свойство «Диаметр» со значением 393.7 мм.

• Дополнительно к поиску по свойствам можно отобразить перечень найденных позиций, с учетом дополнительных свойств, т.е. «развернуть» значения свойств в таблицу. Данная функциональность удобна для сравнения позиций. На слайде показан пример отображения результата поиска с учетом свойств «Диаметр» и «Производитель».

• Помимо связи позиций классификаторов типа «один к одному» (например, ссылка позиций ККТ на классификатор ТНВЭД), можно организовывать связи «один ко многим».
• Например, позиция ККТ может быть связана с несколькими нормативными документами (несколько ссылок ККТ на ККНД). В этом случае при открытии экранной формы связанных объектов для позиции ККТ можно просматривать все связанные с ней позиции ККНД.

• При работе с классификаторами очень часто бывает необходимо возвращаться к одним и тем же позициям.
• Для того, чтобы каждый раз не осуществлять поиск/навигацию заново можно внести нужные позиции/группы в меню быстрого перехода (список «Избранное») и перемещаться в дереве к нужной позиции из этого меню.

• Ведение (поддержание в достоверном состоянии) классификаторов осуществляется пользователями с особыми правами (экспертами).
• Обычные пользователи не имеют возможности добавлять/изменять позиции классификаторов.
• В случае необходимости создать новые позиции (например, пользователь не смог найти нужную) или откорректировать существующие обычные пользователи формируют запрос на добавление/изменение позиций.
• Запрос представляет собой набор значений атрибутов, которые по мнению пользователя должны быть присвоены новой/существующей позиции.
• Запрос можно формировать «по образцу» - на основании значений атрибутов текущей (выбранной) позиции.
• К запросу можно прикреплять файлы с дополнительной информацией.
• Запрос поступает на рассмотрение экспертов и после анализа предоставленных данных эксперты либо вносят необходимые изменения, либо отклоняют запрос (дают отрицательный ответ).
• После обработки запроса экспертом автор запроса получает уведомление о результате.

• Все свои запросы и их статус пользователь может посмотреть в подсистеме «Реестр запросов». Переход к подсистеме осуществляется выбором соответствующего пункта главного меню.

• Внешний вид реестра запросов приведен на слайде.
• Запрос состоит из заголовка, где хранятся данные об авторе, дате создания, статусе и т.д., и содержания, где приведены значения атрибутов позиции на момент создания запроса, предлагаемые автором значения и значения, введенные экспертом по факту обработки (т.е., что было, что надо и что стало).
• Эксперты имеют возможность просматривать запросы всех пользователей. При необходимости запросы можно фильтровать по различным атрибутам.

• Дополнительной функциональностью, облегчающей работу экспертов по ведению классификаторов является возможность проведения массовых корректировок позиций.
• Для этого позиции, найденные различными способами, сначала помещаются в некое временное хранилище (буфер).

• Затем для этих позиций задается новое значение атрибута, которое нужно присвоить всем позициям из буфера.
• На слайде показан пример, когда необходимо ряд позиций из нескольких групп переместить в одну группу под названием «Неактуальные позиции».

• В результате проведения процедуры массового изменения группы позиции, сохраненные в буфере, будут перемещены в новую классификационную группу. Аналогичным образом можно массово заменять значения и других атрибутов.

• Для проведения каких-либо действий с классификаторами вне системы, отправки данных во внешние ИС и т.д. существует возможность экспортирования классификаторов.
• На слайде приведен пример простейшего экспорта ККТ с сохранением иерархии в Excel-файл.

• Для связи с сопряженными информационными системами (в части классификаторов МТР) необходимо, чтобы каждой записи МТР в сопряженной ИС была сопоставлена запись корпоративного классификатора МТР. Указанная связь может потребоваться, например, при переводе сопряженной ИС на использование корпоративного классификатора МТР или при инвентаризации (идентификации) складских запасов.
• Для проведения вышеуказанного сопоставления используется подсистема «Классификация складских остатков». В подсистему загружаются данные о продукции/товарах из сопряженной ИС, а затем эксперты НСИ анализируют состав информации в записях и осуществляют их привязку к корпоративному классификатору МТР. При отсутствии необходимой информации она может быть запрошена у ответственных исполнителей (за кем закреплены записи исходного массива данных) непосредственно внутри самой подсистемы.

• Управление пользователями заключается в вводе новых пользователей, изменении их атрибутов (ФИО, подразделение, должность, email и др.). На слайде показан реестр пользователей. Ввод/редактирование пользователей осуществляется кнопками на панели управления.

• Помимо внесения пользователей в реестр и редактирования их атрибутов, необходимо назначать им определенные права (роли) по работе с той или иной подсистемой.
• Роли пользователя определяют доступную функциональность (разрешенные действия) внутри подсистемы.
• Назначение ролей осуществляется путем редактирования (добавления/удаления записей) из пользовательского списка ролей.

• Для обнаружения попыток несанкционированного доступа, контроля времени входа/выхода пользователей используется журнал регистрации в системе.

• Для отслеживания текущей загрузки системы (количества одновременно работающих пользователей) используется подсистема мониторинга подключений.
• Внутри подсистемы администратор может отключить определенных пользователей или направить им текстовое сообщение.

• Журнал изменений позволяет анализировать изменения, произведенные пользователями

• Статистика использования системы позволяет анализировать загрузку системы в разрезе филиалов, подсистем, пользовательских обращений и т.д.

• Заявка на поставку МТР представляет собой перечень номенклатуры, которую необходимо закупить для нужд определенного подразделения в рамках определенной деятельности.
• При переходе к подсистеме ввода заявок пользователю откроется список (реестр) заявок, который можно отфильтровать по таким атрибутам, как: номер, дата, филиал, подразделение, автор и т.д
• С помощью кнопок на панели управления можно произвести такие действия как формирование отчета по реестру заявок или списку позиций по отобранным заявкам, добавление/удаление/редактирование заявок, согласование и т.д.

• Заявка на поставку МТР состоит из заголовка с общей информацией по поставке и содержания – перечня номенклатуры к поставке.
• Пользуясь кнопками на панели управления, можно просмотреть остатки на складах по заказываемой номенклатуре, заказанное ранее количество и др.

• Ввод содержания заявки заключается в последовательном выборе нужных позиций из классификатора товаров, работ и услуг, указания количества и даты поставки.
• ВАЖНО: для облегчения работы пользователей часть атрибутов содержания заявки подставляется автоматически.

• При вводе содержания заявки можно проверить наличие заказываемой номенклатуры на складе.

• Процесс согласования представляет собой последовательных переход заявки от одного согласующего лица к другому в соответствии с шаблоном согласования.
• Согласующий может по каким-либо причинам отказать в согласовании заявки (недостаточно средств в бюджете, неверно указана номенклатура и т.д.), после чего заявка вернется к начальному состоянию редактирования (статус «Возвращено на доработку»).
• После согласования заявки по ее позициям ответственный исполнитель приступает к проведению закупочной процедуры (проработка рынка, выбор поставщика, контрактование).

• Закупочная процедура как документ представляет собой объединение позиций нескольких заявок, которые закреплены за одним ответственным (специалистом УМТО), в рамках одного вида деятельности
• Позиции из закупочной процедуры будут прорабатываться одним списком, который будет направлен потенциальным поставщикам продукции с целью получения сроков, цен, условий поставки.
• Этапы проведения закупочной процедуры: формирование заголовка, выбор предмета закупки, выбор участников (поставщиков) , рассылка запросов, получение оферт, формирование конкурентного листа (КЛ), выбор победителей, согласование КЛ, утверждение КЛ протоколом конкурсной комиссии, формирование графика поставок (долгосрочные поставки) и спецификаций с поставщиком.

• Выбор предмета закупки представляет собой отбор позиций согласованных заявок, которые в дальнейшем будут прорабатываться у поставщиков.
• Для добавления в закупочную процедуру доступны только те позиции, которые закреплены за ответственным и удовлетворяют критериям, указанным в заголовке.
• После формирования предмета закупки ответственный исполнитель определяет участников закупочной процедуры (поставщиков).

• Участники закупочной процедуры - это контрагенты, которые могут осуществить поставку предмета закупки. Формирование списка участников заключается в выборе позиций из классификатора контрагентов
• ВАЖНО: список участников можно сформировать автоматически путем выбора контрагентов, которые ранее уже поставляли номенклатуру, указанную в закупочной процедуре. После формирования списка участников закупочной процедуры ответственный исполнитель готовит запросы на коммерческие предложения на поставку номенклатуры.

• Формирование запросов на коммерческие предложения – это формирование перечня документов стандартной формы, которые должны заполнить и прислать участники закупочной процедуры (претенденты) в качестве коммерческих предложений. Запросы могут быть отправлены по электронной почте как вручную, так и автоматически (на те адреса, которые указаны в качестве контактных адресов в ККПО).
• После отправки запросов ответственный исполнитель начинает сбор коммерческих предложений (оферт) от участников закупочной процедуры.

• Оферта представляет собой Excel-файл, в котором поставщик-претендент указывает свои условия поставки продукции (цены, способ доставки и т.д.).
• Условия поставки, представленные в офертах, ответственный исполнитель вводит в систему. При желании можно произвести автоматическую загрузку цен из файлов оферт. После получения оферт ответственный исполнитель формирует конкурентный лист.

• Конкурентный лист (аналитическая справка) – внутренний документ компании, в котором указана информация по закупочной процедуре, поступившая от потенциальных поставщиков. На основании КЛ осуществляется сравнительный анализ претендентов и выбор победителя.

• Согласование конкурентного листа производится аналогично согласованию других документов, т.е. в соответствии с шаблоном согласования.
• После согласования конкурентного листа он поступает на рассмотрение конкурсной комиссии.
• Конкурсная комиссия утверждает выбор поставщиков, сделанный в конкурентном листе, после чего ответственный исполнитель переходит к этапу контрактования закупки (заключение договора и формирование спецификаций).

• Спецификация – документ (приложение к договору поставки), в котором согласовываются условия поставки, транспортировки, оплаты и т.д. продукции.

• Генеральная спецификация – документ, в котором согласовываются предварительные объемы и график поставок продукции на долгосрочный период (полугодие, год).

• При поставках продукции в течение длительного времени общее количество к поставке предварительно распределяется ответственным исполнителем по периодам (поквартально, помесячно).
• По мере того, как подходит срок закупки части количества в соответствующий период, руководитель, ответственный за согласование, подтверждает распределенное количество, после чего формируется спецификация с поставщиком стандартного вида.

• На основании распределения количества продукции по периодам поставки можно сформировать отчетную форму «План поставок» .

• Следующим этапом бизнес-процессов МТО после заключения спецификации на поставку (контрактования) является оплата закупок. Для отражения этого этапа в системе используется документ «Ордер на оплату», для подтверждения факта оплаты используется документ «Платежное поручение».
• Ордер на оплату является внутренним документом компании и по сути представляет собой требование, направляемое в финансовое подразделение от исполнителя, ответственного за поставку, произвести платёж контрагенту.

• Ордер на оплату формируется с учетом условий, указанных в спецификации на поставку.

• Платежные поручения в системе предназначены для отражения факта оплаты за продукцию.

• Для отражения в системе факта выполнения поставщиком своих обязательств (например – отгрузки продукции) используется документ «счет-фактура».

• Счет-фактура формируется в соответствии с условиями, указанными в спецификации на поставку.

• Для отражения в системе факта прихода товара на склад используется документ «приходный ордер».

• Содержание приходного ордера формируется на основании содержания счета-фактуры (или спецификации). Исполнителю необходимо корректировать только количество (в случае, если оприходованное количество не совпадает с количеством в счете-фактуре).Тем самым существенно экономится время пользователя на ввод документа.

• Мониторинг активности пользователей по созданию запросов (и соответственно – загрузки группы экспертов) можно проводить на основании статистики поступления запросов.

• Основной отчет о выполнении заявок содержит в себе информацию о полном цикле процесса закупки: от заказа до прихода товара на склад.
• Для отбора данных в отчет можно указывать различные критерии (атрибуты документов разных этапов бизнес-процесса).

• Из экранной формы отчета (по гиперссылке) можно перейти непосредственно к тем документам, из которых формируются показатели.

• Отчет по проработке позиций заявок содержит в себе информацию о количестве позиций заявок, закрепленных за ответственными исполнителями.
• По отчету можно контролировать нагрузку на исполнителя при проведении заявочной кампании.

• Статистика по проработке позиций заявок содержит в себе информацию о количестве позиций заявок на различных этапах бизнес-процессов, сгруппированную по пользователям (ответственным исполнителям).
• По отчету можно контролировать качество выполнения своих обязанностей по поставке ответственными исполнителями.

• В ИС МТО-Информ можно загружать информацию из различных внешних учетных систем. В частности – из бухгалтерских систем можно загружать данные об остатках продукции на складах подразделений компании. При проведении заявочной кампании эта информацию можно использовать для определения наличия той или иной номенклатуры на складе, предотвращения затоваривания складов и т.д.

• Отчет используется для контроля выполнения инвестиционных программ в разрезе статей.
• Открывая элементы классификатора статей инвестпрограмм, можно интерактивно просматривать состояние инвестпрограммы с различной степенью детализации.